Печать организации имеет двойственное значение – это инструмент, позволяющий подтвердить подлинность документа, и оттиск, который получен от этого инструмента.
Скрепление договоров, подтверждение подлинности писем, документов печатью осталось нам в наследство в виде традиций, берущих начало у древнейших цивилизаций – шумерской, египетской, древнеиндийской и др. Первые печати – это клейма на животных и людях. Эти клейма ставились на коже специальными приспособлениями, часто раскаленными. С развитием общественных отношений развивались и методы подтверждения собственности. Иногда взаимоотношения между государствами и/или людьми (князьями, купцами) скреплялись письменными договорами, которые удостоверялись личной печаткой человека или печатью государства.
Назначение печати в наше время – это подтверждение подлинности документов. Оттиск ставится на лицевой стороне листа документа. Если листов в документе несколько, то печать обычно ставится на последнем листе или на первом. Иногда документ при перевозке для сохранности его текста от разглашения и повреждения сворачивают в трубку. Тогда печать ставят на воск или сургуч, который закрывает узел шнура, связывающего трубку. Печатями запечатывали письма и посылки для их защиты от вскрытия. Конверт, в который помещалось письмо, закрывался, на зону стыка конверта капали расплавленный воск или сургуч, после чего прикладывали печать и ждали затвердевания.
Сейчас печать как инструмент изготавливается из металла, резины, пластика. Раньше печати вырезались из мягкого камня (мыльного, нефрита), из слоновой кости, из металла (свинца, олова, меди), из дерева и пр. Печать, размещенная на перстне, называется печаткой.
В Гражданском кодексе (ГК) России в разделе 4 нет упоминания о наличии печати организации как обязательном условии деятельности юр. лица. Но ее необходимость определяется другими законами РФ. Так, например, ст. 2 закона № 14-ФЗ от 1988 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет вид и обязательные реквизиты печати.
Печать организации должна быть круглой и содержать:
– полное название организации, ее правовую форму (ОАО, ДАО, ООО, ЧП и пр.) на русском языке;
– местонахождение организации (область, район, город) так, как оно определено в Уставе;
– номер регистрации организации в государственном реестре;
– номер регистрации печати в региональном реестре печатей.
Перечисленные реквизиты обязательны для всех субъектов хозяйственной деятельности.
Помимо этого, печать организации может содержать фирменное название на любом языке, эмблему и/или товарный знак, зарегистрированный по установленной процедуре.
Чтобы заказать печать организации, следует подготовить оригиналы таких документов:
– документ о государственной регистрации;
– документ о постановке на учет;
– решение организации на изготовление печати;
– приказ о назначении руководителя:
–паспорт руководителя (ксерокопия);
– Устав организации;
– доверенность представителю организации на проведение согласования эскиза печати.
Организация может иметь вторую печать, отличающуюся от первой наличием цифры «1».
При утере или порче основной печати можно с соблюдением установленной процедуры изготовить дубликат, на котором должна стоять буква «Д».
Заказать печать по оттиску организации можно на специализированном предприятии, имеющем соответствующее разрешение и необходимое оборудование.
